Электронный архив: как создавать и хранить документы

Существуют разные виды ЭА:

• финансовые, где централизованно хранятся финансово-хозяйственные документы, сортируются и подготавливаются перед налоговыми или аудиторскими проверками;
• исторические — например, Российское историческое общество использует системы электронного хранения для интересных архивных документов, открытых для общего пользования;
• долгосрочного хранения — комплексное решение, построенное на интеграции с системами ECM, ERP, CRM, HR.

Кроме перечисленных систем, данные в ЭА могут поступать из системы электронного документооборота (СЭД), папок со скан-образами, посредством сканирования бумажных документов, в том числе с помощью OCR-систем.

В ЭА можно перевести большую часть документации, однако в отношении некоторых документов действует требование хранить их только в бумажном виде. Например, сюда относится информация, имеющая статус государственной тайны.



Информацию пользователи могут хранить тремя способами:

• сервер оператора, предоставляющего услуги по электронному документообороту (ЭДО);
• облачное хранилище на стороннем сервере с предоставлением доступа через Интернет;
• локальное хранение на сервере или персональном компьютере компании;
• специализированное программное обеспечение для организации электронного архива.

Во всех трёх случаях ведётся:

• автоматический учёт созданных, отправленных, подписанных документов;
• классификация данных согласно заранее заданным параметрам;
• структуризация информации.

В таблице ниже приведено сравнение между этими тремя видами ЭА.


Архивирование данных позволяет обеспечить многопользовательский доступ к цифровым документам в системе хранения электронных документов (СХЭД). 

Пользователи могут:

• просматривать электронные материалы;
• структурировать данные по типу (организационные, бухгалтерские, коммерческие, служебные и т. д.);
• находить информацию, используя каталог либо систему поиска;
• создавать резервные копии;
• распечатывать бумажные дубликаты. 

Пользователи не могут менять данные, которые хранятся в ЭА. Но если документ сканируется, создается карточка документа со скан-образом, то атрибуты карточки документа могут редактироваться.

За администрирование ЭА отвечает руководитель либо ответственные лица. Они управляют правами доступа, регистрируют новых пользователей, проверяют историю взаимодействия с файлами и т. д. 

Чтобы создать цифровой архив и выполнить грамотную настройку системы, достаточно обратиться в Ramax Group. Технологический консорциум интеграторов и компаний-разработчиков сможет предложить оптимальное решение для выполнения поставленных задач.

Какие плюсы для компании даёт цифровой архив

Быстрый поиск информации

Чтобы найти данные на бумажном носителе, сотрудникам архивной службы нужно потратить время на поиск, выемку, при необходимости расшифровку, копирование или сканирование документов, а полученную информацию направить на адрес инициатора запроса. Внедрив ЭА, копию нужного документа можно получить за считаные минуты. Это экономит рабочее время, позволяет решить больше текущих задач.

• распечатать;
• отправить коллеге или контрагенту;
• использовать для переноса информации в другую документацию.

Данные в ЭА систематизируются по разным критериям: дате создания, виду или другим признакам. Это упрощает работу с информацией, позволяя сравнивать и быстро находить нужные сведения. Систематизация незаменима при подготовке к плановым и внеплановым проверкам со стороны государственных органов, а также в целях повышения эффективности сотрудников.

ЭА позволяет хранить любые объёмы информации, даже очень большие. Такое решение особенно удобно, когда компания имеет разветвлённую сеть из большого числа отделов и подразделений не только в рамках одной компании, но и в разных регионах и городах. Помимо этого, организация электронного архива позволяет сократить финансовые издержки, включающие в себя аренду помещений, работу архивистов, курьеров, периодическую утилизацию документов и прочее.

Документы на бумажном носителе можно потерять или случайно повредить, например, пролив на них утренний кофе. Цифровые архивы исключают порчу бумаг, сохраняя оригиналы в исходном виде вне зависимости от даты их создания. Это позволяет защитить документацию в том числе от механического износа и старения.

Для этой цели в ЭА предусмотрено резервирование данных. В случае повреждения исходников информация сохранится в резервных копиях. То есть её можно будет быстро восстановить в полном объёме.

В условиях рыночной конкуренции нельзя исключать риски кражи данных или попыток со стороны конкурентов получить доступ к закрытой информации. ЭА позволяет настроить права доступа для каждого из пользователей, а также ввести протоколы в ответ на определённые действия. За счёт такого решения обеспечивается высокая информационная безопасность. 

Документы с цифровой подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумаги, подписанные вручную. Минимальный срок хранения счетов-фактур, первичных документов, учётной политики, квартальной финансовой и налоговой отчётности составляет 5 лет. То же самое касается документов, относящихся к сертификату электронной подписи. Передаточные акты и пояснительные записки хранятся бессрочно, годовые финансовые отчётности — 10 лет, реестры сведений о доходах физических лиц — 75 лет. 

Система ЭА позволяет точно определить, что, когда и кем было подписано. Это особенно важно в спорных и конфликтных ситуациях.

В последнее время всё больше компаний переходят на ЭДО, так как такой подход упрощает контроль и управление документооборотом бизнеса любого уровня. Внедрение ЭДО проводится в определённом порядке.


  

Переход на электронный документооборот