Электронный документооборот

Система электронного документооборота (СЭД) — это способ обмена документами в электронно-цифровом виде между двумя или более участниками процесса делопроизводства. Электронный документооборот (ЭДО) может быть внешним или внутренним. В отдельную категорию выделяют обмен документацией с госорганами.

Что такое система электронного документооборота
Кому нужна СЭД?
Преимущества и недостатки ЭДО
Этапы внедрения

Что такое система электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это способ обмена документами в электронно-цифровом виде между двумя или более участниками процесса делопроизводства. Электронный документооборот (ЭДО) может быть внешним или внутренним. В отдельную категорию выделяют обмен документацией с госорганами.

При внешнем взаимодействии контрагентами могут быть юридические или физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, самозанятые, любые другие организации.

Внутренний ЭДО позволяет настроить управление обменом документами внутри компании, например, передачу бумаг в электронно-цифровом виде из одного отдела в другой.

С помощью СЭД можно:

• создавать, отправлять, получать, подписывать, архивировать, систематизировать, сохранять документы;
• контролировать работу сотрудников;
• быстро находить нужную информацию, используя различные поисковые запросы;
• сократить расходы на ведение бумажной документации, в том числе при пересылке и хранении;
• ускорить и упростить процесс обмена документами с партнёрами, госорганами, сотрудниками, любыми другими инстанциями;
• ускорить и упростить работу подразделений компании, ответственных за процесс делопроизводства — например, бухгалтерии или отдела кадров.

При использовании внешнего ЭДО соблюдается определённый порядок действий.

1. Отправитель:

• добавляет контрагента, с которым будет обмениваться документацией;
• загружает с компьютера или создаёт новый документ, заполняет нужную информацию;
• с помощью электронной подписи визирует договор или другую документацию, пересылает его контрагенту через СЭД.

2. Контрагент:

• получает уведомление о входящем документе — он может завизировать его своей электронной подписью или отклонить запрос с указанием причины отказа, например, если форма акта выполненных работ не соответствует установленной.

3. Отправитель:

• получает уведомление о том, что контрагент подписал или отклонил отправленный ему документ.

Кому нужна СЭД?

СЭД будет полезна бизнесу любого уровня.

• Cредний бизнес — упрощается работа с документацией, сокращаются расходы на канцтовары и наём курьеров для доставки документов.

Предприниматели, которые работают с маркированными товарами, обязаны вести ЭДО в соответствии с действующим законодательством (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464 с изменениями и дополнениями от 29.07.2022, Постановление Правительства РФ от 28.01.2021 № 64).

• Крупный бизнес — автоматизация бизнес-процессов, простой и быстрый доступ к нужной информации, сокращение расходов на ведение бумажного документооборота, меньше потерянных документов и ошибок из-за человеческого фактора.

ЭДО будет полезна и микробизнесу. Многие средние и крупные компании используют электронный документооборот, так как обмениваться бумажными договорами, счетами-фактурами, актами и т. д. им неудобно, долго, невыгодно. Поэтому микробизнесу проще приобрести квалифицированную электронную подпись (КЭП), используя её в работе с теми партнёрами и клиентами, которые перешли на ЭДО.

Компании нужен ЭДО, если:

• документы постоянно теряются либо сотрудникам нужно потратить много времени на поиск скан-копии или оригинала;
• для утверждения договоров и другой документации нужны подписи нескольких людей, а отследить, у кого в конкретный момент времени находятся бумаги, проблематично;
• подписание бумаг контрагентами занимает очень много времени;
• взаимодействие с налоговой затруднено из-за путаницы в бумажном документообороте;
• предприятие работает с маркированными товарами.

Преимущества и недостатки ЭДО

Внедрение ЭДО позволяет:

• упростить и ускорить различные бизнес-процессы;
• снизить риск мошенничества — подделать КЭП практически невозможно;
• сократить время на работу с документацией;
• снизить расходы на ведение документооборота;
• законно подписывать любые документы — с КЭП они автоматически приобретают юридическую силу;
• освободить время сотрудников на решение других задач;
• упростить взаимодействие с ФНС и другими госорганами;
• минимизировать влияние человеческого фактора и за счёт этого сократить число ошибок при оформлении документов;
• хранить большие объёмы данных и быстро находить нужную информацию.

К недостаткам ЭДО можно отнести необходимость:

• покупки КЭП и её ежегодного обновления;
• подключения контрагентов к СЭД;
• обучения сотрудников правилам работы с СЭД — это требует времени и дополнительных расходов;
• подключения роуминга, если у компании и её контрагентов разные операторы СЭД.

Этапы внедрения

Самостоятельно внедрить ЭДО возможно, но это может занять много времени. Особенно в тех случаях, когда электронный документооборот будет использоваться средним или крупным бизнесом. Поэтому удобнее и проще заказать внедрение ЭДО у профильных специалистов.

Они учтут специфику работы предприятия, проведут обучение сотрудников, помогут настроить взаимодействие с контрагентами, а также между отделами внутри компании.

Переход на ЭДО проводится последовательно и состоит из семи основных этапов.

1. Составление перечня задач, которые нужно решить за счёт внедрения ЭДО. Это может быть разгрузка сотрудников, ускорение взаимодействия с партнёрами, оптимизация документооборота или что-то другое.

2. Анализ текущей ситуации. Необходим, чтобы оценить эффективность обмена документами на данный момент — выявить слабые места, проверить регламент работы с бумагами на соответствие законодательству РФ, изучить порядок взаимодействия с контрагентами или между отделами и т. д.

3. Разработка регламентов для ЭДО. Этот этап необходим, чтобы упорядочить процесс обмена документами, привести его в соответствие с действующим законодательством.

4. Проектирование ЭДО. Чтобы электронный документооборот был простым и удобным для каждого из сотрудников, важно заранее определить, как и в каком порядке будет согласовываться документация, направляться получателю, подписываться и т. д.

• установка ПО и его настройка, в том числе для взаимодействия между разными пользователями;
• настройка уровней доступа;
• интеграция с ранее установленными программами, сервисами CRM и т. д.

7. Знакомство с возможностями СЭД.

Сотрудникам, которые будут работать с ЭДО, нужно:

• пройти обучение по использованию ЭДО;
• ознакомиться с подготовленными инструкциями и «шпаргалками»;
• получить КЭП.

Системный интегратор RAMAX внедряет и настраивает электронный документооборот для всех направлений бизнеса. Компания предлагает рынку современные решения для цифровизации бизнес-процессов. Наши специалисты учтут специфику деятельности организации, обучат сотрудников, интегрируют систему в ИТ-контур клиента.