Как автоматизировать бухгалтерскую отчётность

Процесс подготовки отчётов зачастую отнимает у сотрудников внушительную часть рабочего времени, которое можно использовать для решения других важных задач. Работникам нужно систематизировать огромный массив информации, чтобы свести воедино все данные. В результате допускаются ошибки и неточности, которые могут привести к штрафам, проблемам с налоговой, дополнительной потере времени на исправление недочётов.

Сложности сбора данных при формировании отчётности

• Скорость работы. Если автоматизировать процесс, то составление отчётов будет занимать всего несколько минут. У сотрудников освободится значительное количество рабочего времени, например, на расчёт и начисление работникам пособий, зарплат, бонусных выплат.
• Ошибки при заполнении отчётов. К сожалению, человеческий фактор всегда присутствует в тех задачах, за решение которых отвечают люди, а не искусственный интеллект. Например, сотрудникам нужно подготовить отчётную документацию перед налоговой проверкой. Собирая данные воедино, бухгалтер может допустить ошибку, пропустив или случайно исказив важные цифры. В результате налоговой проверки при изучении отчётов будет выявлено нарушение, а компании — назначен внушительный штраф. Ошибка может стать причиной более частых камеральных и выездных проверок, что также негативно скажется на работе предприятия.

Автоматизированные программы с унифицированными метриками и автоматическим сопоставлением данных позволяют успешно решить проблему влияния человеческого фактора. В системе настроены необходимые бизнес-процессы, которые позволяют пользователям оперативно по заданным параметрам сформировать отчетность точно в срок и без ошибок.

• Использование Excel. Чтобы заполнить единую итоговую таблицу, специалисту нужно собрать информацию из нескольких источников. Часто это другие таблицы, заполненные разными людьми. Даже если в компании принята единая форма отчётов, несоответствия неизбежны. 

Например, один сотрудник пишет «рубли», другой ставит символ ₽, а третий вообще забыл указать сумму и валюту. Из-за этого систематизация данных стопорится, создание отчёта затягивается, провести анализ в запланированные сроки становится невозможным. Своевременно сдать отчёты тоже не получится, а значит, компания понесёт убытки.

Подобных проблем можно избежать, внедрив автоматизированную систему налогового мониторинга. С помощью неё компания сможет сократить количество рутинных операций и снизить налоговые риски.

• В отчёт могут попасть недостоверные данные. Эта проблема часто встречается при заполнении отчётов вручную. Чтобы все сведения были точными и актуальными, достаточно автоматизировать процесс создания отчётных документов. Цифровая трансформация позволит компании удерживать лидирующие позиции в своём сегменте рынка за счёт честного и открытого ведения бизнеса. Можно сказать, что это долговременная инвестиция в рост имиджа вашего предприятия.

Преимущества автоматизации 

Внедрение автоматизированной системы для подготовки отчётности в зависимости от сложности текущих бизнес-процессов позволяет освободить порядка 4-5 дней в месяц. И это для каждого из сотрудников, занятых в подготовке отчётов.

Используя налоговый мониторинг, предприятие сможет:

• дистанционно взаимодействовать с налоговыми органами;
• получать мотивированные мнения от ФНС и за счёт этого сокращать налоговые риски;
• заслужить доверие со стороны проверяющих органов, благодаря чему сократится количество налоговых проверок.

Система налогового мониторинга работает сразу в четырёх направлениях:   

• Раскрытие показателей отчётности. Можно мгновенно собирать достоверную и полную информацию по первичным документам, аналитическим регистрам налогового учёта, показателям деклараций. Данные могут компилироваться для составления управленческой, статистической, оперативной отчётности. При этом все налоговые показатели будут раскрытыми и представленными в удобной пользователю форме.
• Обеспечение внутреннего контроля. Такое решение позволяет отслеживать все текущие процессы, формировать карточки рисков и контрольных процедур.
• Взаимодействие с ФНС. Пользователь, работающий в программе, может удалённо запрашивать документы и пояснения по отчётам, а также получать от сотрудников ФНС мотивированные мнения.
• Администрирование. Программа позволяет разграничить права доступа пользователей, например, для сотрудников, аудиторов, госорганов. По всем загруженным, выгруженным, изменённым документам собирается статистика. Благодаря этому можно в любой момент посмотреть, кто и когда работал с конкретными данными.

После внедрения системы налогового мониторинга предприятие сможет обеспечить рост эффективности внутренних процессов компании, значительно ускорить подготовку отчётов, а также сократить объём документов на бумажных носителях.

Автоматизация отчётности: пошаговый план действий

Система налогового мониторинга от RAMAX Group внедряется пошагово, используя частный подход к каждому клиенту. Это позволяет предложить оптимальное сочетание технологий и решений, которое поможет бизнесу занять лидирующее положение в своей нише. Пошаговый план действий приведён ниже.

1. Оценка текущего процесса формирования отчётности.
2. Персональная разработка программного обеспечения для налогового мониторинга.
3. Подготовка документации для внутреннего контроля и взаимодействия с налоговыми органами.
4. Доработка решения и его внедрение в текущие бизнес-процессы предприятия.
5. Сопровождение автоматизированной системы.

Данное решение сегодня используется как крупными предприятиями с большим массивом данных, так и средними различных отраслей. Таким образом, компании упрощают большинство отдельных процессов и повышают эффективность деятельности предприятия в целом.