Комплексная оптимизация логистики на предприятии

Цели логистики

Логистика отвечает за обеспечением предприятий материальными ресурсами, объединяя организационные и производственные процессы.

Ошибочно воспринимать логистику в качестве только транспортной составляющей бизнеса. Логистический отдел компании (или аутсорсинговые специалисты) должны настроить взаимосвязь каждого подразделения компании, участвующего в производстве и реализации продукции. Работа логистов начинается с закупки материальных ресурсов и заканчивается доставкой готового товара потребителю. Результатами эффективной работы отдела логистики на предприятии является:

• сокращение расходов на производственный цикл, включая как финансовые, так и материальные, временные и информационные расходы;
• повышение конкурентоспособности предприятия за счёт увеличения ликвидности товаров;
• улучшение приспособляемости к меняющейся конъюнктуре рынка благодаря гибкости финансовой политики и прогнозированию изменений;
• снижение рисков и увеличение прибыльности продукции при минимизации издержек.

В целом при отлаженных логистических процессах сама компания работает более стабильно, а коммерческая стратегия приобретает большую гибкость.

Задачи логистики

Задачи менеджеров-логистов зависят от сферы деятельности компании, процессы которой необходимо усовершенствовать. Работа отдела может включать:

• оптимизацию транспортной логистики на предприятии;
• управление запасами и активами компании;
• сокращение продолжительности производственного цикла;
• оптимизацию движения финансовых и материальных потоков;
• улучшение клиентского сервиса;
• ускорение доставки продукции к покупателю.

При совокупной работе по всем этим направлениям повышается экономическая эффективность деятельности предприятия и в конечном итоге его прибыль.

Составляющие работы отдела логистики

Работа логистов касается оптимизации многих процессов на предприятии. Поэтому сотрудники транспортно-логистических подразделений должны:

• учитывать и минимизировать инвестиционные риски;
• сокращать производственные издержки;
• просчитывать максимально выгодные условия контрактов;
• вести учёт материальных запасов и управлять их распределением;
• разрабатывать эффективную транспортную систему;
• прорабатывать связи с государственными органами контроля и учёта;
• вести мониторинг рынка на предмет изменения спроса и конкуренции;
• прорабатывать оптимальную связь между отделами производства, хранения, упаковки и сбыта.

Скорость и эффективность решения задач специалистами по логистике влияет на работу предприятия.

Организация работы логистического отдела

Учитывая связь логистики со всеми бизнес-процессами на предприятии, рекомендуется создать управленческую вертикаль, которая охватит все уровни подразделения. Эффективная команда специалистов по логистике состоит из:

• руководителя. Он входит в состав высшего управленческого звена компании (например, совета директоров) и отвечает за результативность работы службы логистики (а часто и коммерческого блока в целом).
• менеджеров отделов. Такие сотрудники представляют управленческое звено среднего уровня. Они отслеживают и корректируют работу подразделений, разрабатывают схемы работы для подконтрольных отделов.
• функциональных руководителей на местах. Эти сотрудники занимают должности, например, управляющих складами или службой курьерской доставки. Они оперативно реагируют на проблемы, появляющиеся в ходе ежедневного рабочего процесса.

У названных категорий управленцев в подчинении находятся сотрудники рангом ниже. Им делегируется часть обязанностей и функций контроля. Структура логистического отдела такая же, как и в большинстве других подразделений крупных компаний: рядовые сотрудники, их руководители, менеджеры среднего и высшего звена.

Группа выполнения проектов

Особенностью группы выполнения проектов является ее целеполагание в рабочем процессе — решение конкретной стратегической (то есть не повторяющейся) задачи. Такой может стать как формирование линий поставки ресурсов для производства, так и организация складского учёта для готовой продукции.

Формирование команды выполнения проектов — отдельная задача для руководителя логистического отдела. Такую команду создают, чтобы внедрить решение для оптимизации какого-либо процесса. Для организации группы используют три методики.

1. Найм сторонних специалистов на временные работы для выполнения конкретной задачи.
2. Создание ячейки внутри существующей логистической системы из работающих в ней экспертов.
3. Сбор группы из сотрудников других отделов.

В большинстве случаев для реализации проектов создаётся временное подразделение. После выполнения задачи или наладки процесса группа расформировывается, хотя бывают случаи, когда проект требует сопровождения и постоянного контроля, например, поддержка электронной базы данных. Тогда группу оставляют в качестве постоянной структурной единицы и создают на её основе новый отдел в структуре предприятия.

Из каких подразделений состоит логистическая служба

Чем больше компания, тем сложнее контролировать работу в разных направлениях, поэтому наиболее эффективной практикой является создание команд, отвечающих за свой участок. Классифицируют пять видов логистических отделов по направлениям деятельности:

• Транспортный. Отвечает за перевозки. В ведении находятся транспортные средства и их обслуживание. Этот отдел отвечает за транспортировку сырья и доставку готовой продукции.
• Складской. Управляет основными активами, отвечает за склады и хранение материалов или товаров, распределение их по другим подразделениям.
• Отдел снабжения. Занимается линиями поставки материалов для производства, а также контролирует наличие и учёт запасов сырья.
• Ресурсный. Работает с готовыми к реализации товарами, их перемещением, сортировкой, упаковкой и хранением.
• Коммуникационный. Работает с рынком в общем и клиентской базой. Принимает заказы, формирует накладные, мониторит спрос, обновляет базы данных и планирует объёмы производства.

Чем сложнее структура бизнеса, тем больше логистических отделов нужно для оптимизации процессов и организации связей между ними. В идеальной модели каждое направление работы управляется своими логистами, но в большинстве случаев собственники предпочитают консолидировать зоны ответственности. В итоге один отдел занимается одновременно несколькими направлениями, а иногда даже всеми направлениями деятельности фирмы.

Как организовать логистику

Наиболее эффективной является трёхуровневая структура управления процессами, которая состоит из следующих уровней:

• общей координации и планирования;
• аппаратного управления;
• оперативного управления.

На каждом из уровней находятся ответственные лица, поручающие задачи сотрудникам на нижестоящих должностях. В ответ они получают сводки по рабочим процессам и отчёты, на основании которых оценивается эффективность работы логистической цепочки. Отчёты также нужны для формирования статистики и прогнозирования. На прогнозах и аналитике основываются стратегическое и тактическое планирование деятельности и перспективы новых проектов.

Центр управления и планирования

Центр управления и планирования представлен высшим менеджментом компании. Зачастую эту роль выполняет вице-президент, который получает подробную информацию о работе предприятия:

• статистические данные от руководителей отделов;
• варианты планирования дальнейшей деятельности от аналитиков;
• прогнозы развития рынка и конкурентов.

На основе собранной подчинёнными информации руководитель оценивает эффективность работы отделов, корректирует планы развития бизнеса и принимает различные решения, как рутинные и плановые, так и экстренные в форс-мажорных ситуациях.

Центр аппаратного управления

Нишу аппаратного управления занимают руководители отделов. Каждый отвечает за своё направление деятельности:

• транспорт;
• склады;
• снабжение;
• заказы;
• производство.

Менеджеры решают текущие проблемы, составляют планы оптимизации процессов и на основе информации от подчинённых формируют отчёты. Последние направляются начальству — в центр управления и планирования.

Центр оперативного управления

Сотрудники центра оперативного управления отвечают за процессы на местах. В их обязанности могут входить:

• отгрузка товаров;
• заключение договоров;
• фиксирование ошибок;
• учёт испорченной продукции.

Экспертом этого уровня ответственности является, например, экспедитор. Сотрудник подписывает договор с торговыми точками, и отвечает за объёмы поставок продукции в магазины

Как проверить эффективность корпоративной логистики

Основным инструментом контроля эффективности работы логистического отдела является аудит. Проводится он для второго уровня ответственности (аппаратного управления) и позволяет выявить:

• расхождения статистических и фактических данных;
• ошибки в формировании отчётности;
• логистические цепочки с низкой эффективностью;
• недобросовестную работу менеджеров.

Как правило, аудит доверяют аутсорсинговым компаниям, чтобы исключить фактор заинтересованности проверяющих.

Как оптимизировать логистику

Главная цель оптимизации логистики на предприятии — сокращение издержек на всех этапах работы. Единой методики не существует, потому что компании различаются в подходах к управлению. Но есть процессы, которые может улучшить каждая компания. Перечислим основные.

• Выбор поставщиков. Определение надёжности контрагентов входит в спектр задач логистического отдела, так же, как и подбор оптимально подходящих партнёров.
• Складские помещения. Можно воспользоваться услугами транспортных компаний для хранения собственной продукции. Второй вариант: арендовать или купить помещения. Последний выбирают, если товарооборот стабильный и в крупных объёмах, чтобы площади не простаивали пустыми.
• Транспортные расходы. Покупка и содержание собственного автопарка приводит к дополнительным затратам, но при правильном логистической менеджменте и использовании программных продуктов для оптимизации окупается за минимальный срок.

Остальные аспекты функционирования бизнеса индивидуальны. Их оптимизация рассчитывается отдельно для каждого, но предварительное планирование проводится в любом случае.

Основные логистические проблемы

При введении в структуру компании отдела логистики возникают следующие сложности.

• Неэффективная работа отдела. Связана с неточным определением функций сотрудников или нехваткой работников.
• Низкая скорость реализации сотрудниками логистических задач. Причина в непрофессионализме менеджеров-логистов.
• Слабая взаимосвязь отдела с другими подразделениями. Проявляется, когда функции логистов в большей или меньшей степени отданы другим подразделениям и не имеют централизованного управления и планирования.

Для решения этих проблемам при формировании или реорганизации логистической структуры привлекается профессиональный менеджер. В его задачи входит сбор сведений о работе бизнеса и разработка плана интеграции нового отдела.

Решение RAMAX Group для комплексной оптимизации логистических процессов

Специалисты компании RAMAX Group разработали программное обеспечение, предназначенное для повышения логистической эффективности работы всех подразделений предприятия. Оно позволяет:

• снизить операционные расходы и минимизировать издержки;
• интенсифицировать занятость персонала;
• обеспечить оптимальное планирование деятельности предприятия;
• увеличить прибыльность производственных проектов;
• обеспечить соблюдение перекрестных требований смежных отделов;
• управлять процессом логистики на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях;

Области применения решения для комплексной оптимизации логистики от RAMAX Group

«Последняя миля» (маршруты прямой доставки)

Построение маршрутов от склада до конечного покупателя.

Внутрискладская логистика

Упорядочивание и оптимизация множества узкоспециализированных и не связанных между собой процессов на складе.

Календарное планирование

Формирование циклических регулярных маршрутов с учетом необходимой частоты посещения точек и длительности проведения работ.

Магистральная перевозка

Построение цепочки маршрутов для междугородней перевозки.

Управление вагонным парком и поездами

Максимизация прибыли компании за счёт снижения издержек при простоях и порожних перегонах грузовых вагонов, контроль занятости путей.

Оптимизация почтовой логистики/доставка товаров

Почтовые отправления, продукты, малогабаритные грузы.

С помощью решений от RAMAX Group можно добиться выдающихся экономических показателей.

1. На 5–10% снизить затраты на ресурсы за счет корректного планирования смен
2. На 10–15% снизить транспортные затраты за счет оптимизации маршрутов перевозок
3. На 10–20% сократить расходы за счет оптимизации остатков на складах
4. Полностью нивелировать расходы на штрафы, связанные со срывом сроков при транспортировке грузов, за счет комплексного подхода при планировании.