Корпоративный портал: как это помогает бизнесу

В условиях жёсткой конкуренции бизнесу важно обеспечить автоматизацию рутинных процессов, создать единую базу ценностей и правил, предусмотреть быстрый доступ к информации. Чтобы решить эти и многие другие задачи, в ИТ-инфраструктуру компании внедряют корпоративный портал.

Понятие корпоративного портала

Это единая веб-платформа, которая объединяет различные сервисы и программы, необходимые сотрудникам компании для работы.

● Создание внутреннего сайта для информирования и общения. Онлайн-среда используется для публикации новостей компании, важной информации, а также общения в закрытом чате или форуме. Обмен данными занимает считанные минуты даже в том случае, когда филиалы предприятия находятся на расстоянии тысяч километров друг от друга.

● Ускорение онбординга. Например, новые работники могут:

• быстро получить сведения о корпоративной культуре и текущих бизнес-процессах;
• посмотреть обучающие видео;
• пройти тестирование;
• изучить базу знаний.

● Организация совместной работы. Для этого есть различные инструменты, в том числе agile-доски, групповой календарь, система CRM, конференции.

● Повышение мотивации и лояльности персонала. Достигается посредством системы рейтингов, элементов геймификации, ведения корпоративного блога, внедрения внутренних чатов.

● Автоматизация управления бизнес-процессами и проектами. Особенно актуально для подразделений, работающих в CRM. В частности — HR, отдела продаж, руководителей разного уровня. В виртуальном пространстве можно отслеживать текущие процессы, анализировать их, принимать решения по повышению эффективности работы сотрудников.

Чтобы расширить возможности корпоративного портала, настраивается его интеграция со сторонними сервисами. Их перечень определяется в зависимости от списка задач, которые стоят перед бизнесом.

Дополнения, которые используются чаще всего, перечислены в таблице:

Список приложений, которые нужно интегрировать с корпорталом, определяется персонально для каждой компании. При этом учитываются стратегия развития бизнеса, краткосрочные и долгосрочные перспективы, потребности предприятия.

Внедрение корпоративного портала позволяет одновременно достичь нескольких целей:

• рост показателей эффективности;
• развитие корпоративной культуры;
• автоматизация, систематизация бизнес-процессов;
• повышение прозрачности работы каждого из сотрудников;
• улучшение контроля за текущими процессами.

Использовать корпортал могут только те люди, которым было отправлено соответствующее приглашение. Обычно это работники предприятия, но в ряде случаев пользоваться ресурсом могут и партнёры бизнеса. То есть это внутренняя многофункциональная площадка с ограниченным доступом.

Чтобы избежать разногласий в терминологии, отметим, что называть корпортал интранетом или корпоративным сайтом неправильно. Интранет — частная локальная сеть. Корсайт — общедоступный ресурс с презентацией товаров для клиентов, партнёров, поставщиков.

Функции корпоративного портала

Для руководства внутренними информационными ресурсами можно разработать персональный продукт или использовать готовое коробочное решение с последующей индивидуальной настройкой. Большое число компаний выбирает второй вариант, поскольку такой корпортал может похвастаться внушительным набором функций и интеграций. При необходимости разработчик может расширить его возможности посредством добавления новых инструментов управления бизнес-процессами.

В готовых решениях реализовано множество функций, комплексное внедрение которых позволяет эффективно управлять даже сложными проектами с разветвлённой архитектурой. Мы перечислили основные из них.

● Управление общением с клиентами — настраивается интеграция с системой CRM. В результате автоматизируются процессы продаж, с помощью инструментов аналитики выстраивается воронка роста лояльности клиентов и повторных обращений, повышается эффективность работы сотрудников.

● Управление рекламными кампаниями. Модуль маркетинга позволяет настраивать рассылки, анализировать результаты, принимать решения о запуске новых или доработке существующих реклам.

● Ведение бухгалтерской отчётности. Например, можно проверять контрагентов, отправлять, получать и визировать документы, автоматически рассчитывать налоги, вести платёжный календарь.

● Ведение веб-аналитики. Необходимо для отслеживания конверсии сайта, управления поведением пользователей, грамотной настройки рекламы.

● Централизация документооборота. Документы хранятся, формируются, изменяются в одном месте. При этом доступ к информации разграничен по уровням, что снижает риски утечки закрытых данных.

● Управление кадрами. Упрощается работа HR-специалистов, решение задач по учёту рабочего времени, кадровым вопросам.

● Управление проектами. Руководитель может распределять задачи между подчинёнными, контролировать их выполнение, оценивать эффективность работы отдельных сотрудников.

● Общение с клиентами и партнёрами в онлайн-чате. Менеджер может быстро увидеть запрос, обработать его, дать качественную обратную связь.

● Организация онлайн-продаж товаров и услуг компании, например через интернет-магазин.

● Выстраивание коммуникации внутри компании путём создания внутреннего чата или социальной сети. Работники могут обмениваться личной информацией, делиться планами, создавать группы по интересам, организовывать совместный досуг.

Оптимизация бизнес-процессов

Корпортал позволяет ставить задачи в один клик, использовать канбан-доски и диаграмму Ганта для планирования, создать единое информационное поле с мгновенными коммуникациями.

После автоматизации рутинных процессов:

• ускоряются обмен документами и обработка информации;
• исключаются лишние действия;
• меняется очерёдность операций;
• налаживается связь между подразделениями;
• появляются новые инструменты привлечения клиентов;
• внедряются общие стандарты качества работы;
• персонал может больше времени заниматься решением более важных задач.

В результате повышается эффективность работы каждого из отделов, коллектив становится сплочённым, а все бизнес-процессы — прозрачными и понятными пользователю в рамках его уровня доступа.

Для кого подойдёт?

Корпоративные порталы интересны среднему и крупному бизнесу с разветвлённой архитектурой подразделений, несколькими филиалами в разных городах.

Рассмотрим на примере абстрактной компании, которая производит деревянные предметы интерьера и имеет цеха в трёх регионах России.

База клиентов ведётся в Excel, заявки принимаются только по телефону, документооборот — в бумажном виде. Нет единой системы оценки качества работы сотрудников, данные заказчиков часто теряются, часть обращений не обрабатывается, задачи выполняются позже срока.

При таком подходе предприятие теряет значительную часть возможной прибыли, имеет низкую конверсию в повторные обращения и ограниченный круг постоянных покупателей. Внедрение корпортала позволяет закрыть все перечисленные бреши за счёт грамотной организации рабочих процессов.

● Руководители смогут:

• отслеживать деятельность подчинённых, оценивать их эффективность;
• принимать обоснованные решения по улучшению качества работы подразделения.

● Отдел HR получит безотказные инструменты обучения и адаптации новых сотрудников, в том числе архив единых инструкций и организационно-правовых документов.

● Отдел продаж будет работать в режиме одного окна независимо от способа коммуникации с клиентами, увеличит конверсию в первичные и повторные продажи, обеспечит рост прибыли бизнеса.

● Производство сможет увидеть чёткий список поставленных задач, сроки их исполнения, поставок сырья.

То есть, корпоративный портал — это надёжный инструмент, правильное использование которого обеспечит планомерный и непрерывный рост бизнеса. Предприятие сможет: обойти конкурентов на рынке, получить массу преимуществ за счёт централизованной работы с информацией, упрощения и оптимизации основных рабочих процессов.