Что делать с накопленными данными. Технологии, возможности, комментарии экспертов ИТ-рынка
Разделы
Направления
Практически все документы сегодня можно перевести в электронный вид, в том числе их большие объемы. Независимость от бумаги делает бизнес более устойчивым к изменениям, позволяет легче управлять информацией, быстрее извлекать существенные для бизнеса данные, эффективнее защищать корпоративные документы. Для перехода к безбумажным технологиям компания должна быть подготовлена технически и нормативно. Специалист направления электронного документооборота и систем управления документами RAMAX Group Арина Емельянова - за виртуальным круглым столом ICT-Online.ru.
Специалист направления электронного документооборота и систем управления документами RAMAX Group Арина Емельянова: Под влиянием времени, прогресса технологий и регуляторной политики государства все больше компаний переходят к использованию электронных документов и обмену ими в цифровом формате. Сегодня существует несколько современных технологий обработки документов, которые помогают организациям легко отказаться от бумаги и перейти к электронным системам их хранения и обработки. Компании могут использовать технологии сканирования и оптического распознавания символов (OCR) для преобразования бумажных документов в электронный формат, классификации документов и автоматического определения значений атрибутов с помощью интеллектуальных инструментов.
Кроме того, стремительное развитие искусственного интеллекта позволило увеличить процент автоматизации рутинных операций при работе с документами. Благодаря интеллектуальным сервисам упрощается анализ и извлечение информации, появляется возможность контекстного и полнотекстового поиска, автоматической обработки документов и их верификации.
Однако не каждая компания готова или способна сделать это, поскольку процесс цифровой трансформации требует инвестиций в технологии, обучение сотрудников и изменение бизнес-процессов. Некоторые также могут сталкиваться с юридическими или регуляторными ограничениями, которые влияют на возможность полностью отказаться от бумаги. Тем не менее, с правильным планированием и внедрением соответствующих технологий и процессов большинство организаций могут успешно перейти к электронным системам обработки документов.
ICT-Online.ru: Поделитесь опытом, как из бумажных документов создать реестр и базы данных для организации цифровых сервисов?
Арина Емельянова: Здесь на помощь приходят ранее упомянутые технологии. В первую очередь необходимо преобразовать бумажные документы в электронный вид с помощью сервисов оцифровки, далее, применяя системы OCR, преобразовать отсканированные изображения в текст, что позволит извлечь информацию из документов для дальнейшей обработки. Необходимо также выделить ключевые атрибуты (факты, реквизиты) для сохранения их в базу данных и дальнейшего анализа. Таким образом, сначала определяемся с целями, затем с инструментами. И, конечно же, необходимо провести аудит бумажных документов на предмет целесообразности перевода и хранения их в электронном виде, изучить нормативную базу, провести организационные мероприятия.
ICT-Online.ru: А как обеспечить эффективную работу накопленных файловых архивов в рамках учетной системы? Можно ли осуществить привязку накопленных данных к учетной системе, например, бухгалтерии, как это поможет сократить затраты на обработку документов и предоставление отчетности?
Арина Емельянова: Обеспечить эффективную работу с накопленными файловыми архивами поможет интеграция файлового хранилища с целевой учетной системой, для реализации которой необходимо определить модель интеграции и разработать требования к источникам данных.
Такой подход позволит повысить доступность документов из различных систем, оперативность подготовки документов для аудиторской проверки и взаимодействия с ФНС, упростить формирование налоговой отчетности и внесения правок благодаря снижению трудозатрат, которые могли возникнуть при работе с бумагой: печать, передача, сканирование и т.д. Кроме того, работа с электронными документами помогает избежать их потери и сокращает время на согласование.
ICT-Online.ru: Какое еще применение накопленным данным может появиться в ближайшей перспективе? Какие преимущества получат компании, которые уже сегодня решат этот вопрос?
Арина Емельянова: В зависимости от характера накопленных данных их применение может охватывать различные сферы. Например, в области аналитики и прогнозирования данные могут использоваться для предсказания потребностей клиентов, выявления тенденций и принятия стратегических решений. Персонализация услуг и продуктов на основе этих данных позволяет улучшить клиентский опыт. Оптимизация процессов и управление рисками помогают выявить слабые места в бизнес-процессах и повысить их эффективность. Развитие инноваций возможно благодаря выявлению новых возможностей и разработке новаторских продуктов или услуг, что способствует сохранению конкурентоспособности компаний на рынке.
Цифровая трансформация в части работы с документами поможет организациям уже сегодня:
- снизить затраты,
- ускорить процессы,
- обеспечить хранение документов любого вида (ОРД, кадровых, бухгалтерских и т. д.) и доступа к ним 24/7,
- защитить данные от удаления и повреждений,
- обеспечить юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения,
- сократить затраты на хранение и обслуживание с учетом минимальных требований к оборудованию и централизации процессов в едином пространстве.
Читать обзор полностью: ICT-Online.
Понравилась статья?
Время чтения: 4 мин.
Комментарии (0)
Читайте также
