Долговременное хранение электронных документов. Технологии, законодательство, комментарии экспертов рынка

Какие отечественные решения обеспечивают долговременное хранение электронных данных, как развивается этот рынок в России, что нужно для создания СХЭД в организациях, каково влияние новых правил Росархива, что делать со старыми бумажными документами? По этим и другим вопросам круглого стола ICT-Online.ru своим экспертным мнением поделилась Лариса Тюминкина, руководитель направления электронного документооборота и систем управления документами RAMAX Group.

ICT-Online.ru: Какие программные и аппаратные решения из реестров Минцифры и Минпромторга позволяют обеспечить защиту и долговременное хранение электронных данных, какие из них выбрать организациям того или иного профиля?

Лариса Тюминкина:  Классификатор программ для электронных вычислительных машин и баз данных включает в себя множество классов, и входящее в них ПО позволяет обеспечить защиту и долговременное хранение электронных данных. Среди них стоит выделить средства хранения данных, средства резервного копирования, средства мониторинга и управления, средства криптографической защиты информации и электронной подписи, средства распознавания символов, инструменты обработки, анализа и распознавания изображений, средства электронного документооборота, средства управления информационными ресурсами и средства управления основными данными (ЕСМ, MDM). Многие вендоры, продукты которых зарегистрированы в реестре отечественного ПО, являются нашими партнерами, среди них 1С, DocsVision, Directum, Soica и др.

Выбор подходящего решения для защиты и долговременного хранения электронных данных зависит от ряда факторов, таких как масштаб организации, объем данных, требования к безопасности, бюджет, соответствие регуляторным требованиям. Поэтому в своей практике при внедрении систем хранения и управления электронными данными большое значение мы уделяем этапу предпроектного обследования, на котором проводим анализ существующих процессов, выясняем предпосылки и ожидания по результатам проекта, демонстрируем прототипы, оцениваем бюджет.

ICT-Online.ru: Как создать систему хранения электронных документов (СХЭД) в организациях и учреждениях? Как влияют на этот процесс новые правила Росархива?

Лариса Тюминкина: Новые правила Росархива, вступившие в силу с 17 сентября 2023 года, вводят более детальное регулирование процессов работы с электронными архивными документами и устанавливают более жесткие требования, направленные на обеспечение их долговременного хранения и юридической значимости.

Прежде всего, новые правила позволяют хранить электронные документы не только на обособленных носителях, как это было раньше, но и в специализированных информационных системах хранения – СХЭД (системы хранения электронных документов). Согласно правилам, единицей систематизации электронных документов остается дело, однако при составлении описей документов вместо классического формирования электронных дел вводится включение документов в описи с составлением реестров файлов. Это позволяет более точно учитывать каждый документ и его компоненты на уровне архива.

Важным нововведением стала возможность для коммерческих организаций привлекать сторонние компании для хранения своих электронных архивных документов на условиях аутсорсинга.

При создании СХЭД в организации необходимо определить соответствующие технические и программные решения, позволяющие реализовать все требуемые функции по приему, хранению, учету и использованию электронных документов в соответствии с нормативами. Также должны быть разработаны регламенты работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла.

ICT-Online.ru: Как обеспечить сохранность электронных документов свыше 30-50 лет?

Лариса Тюминкина: В эпоху цифровой трансформации, когда все больше компаний постепенно уходят от бумажного хранения, внедряя системы электронного, и часть информации существует только в виде файлов на компьютерах, крайне важно позаботиться о том, чтобы ценные данные не были безвозвратно утрачены со временем.

При обеспечении долгосрочной сохранности документов главный вызов состоит в том, что технологии быстро устаревают, форматы файлов, аппаратное и программное обеспечение для их чтения постоянно меняются. То, что сегодня кажется надежным способом хранения данных, через 30-50 лет может оказаться полностью нечитаемым. Поэтому необходимо тщательно подойти к вопросу выбора используемых технологий, СХЭД, форматов файлов. Для обеспечения целостности информации важно вести документацию и создавать резервные копии данных, распределяя их между несколькими хранилищами.

Организации должны разработать и последовательно реализовывать долговременные стратегии по управлению цифровыми архивами, включающие регулярное обновление носителей, миграцию данных, резервное копирование, контроль доступа и шифрование особо ценной информации.

ICT-Online.ru: Вопрос про гибридные архивы - что делать со старыми бумажными документами, как решаются вопросы их оцифровки?

Лариса Тюминкина: Создание гибридных архивов, сочетающих цифровые и бумажные документы, является актуальной задачей для многих современных организаций. С одной стороны, сегодня большая часть информации рождается в электронном виде, с другой – накопленное десятилетиями наследие зачастую существует только на бумажных носителях. Решением является оцифровка бумажных архивов путем сканирования и распознавания документов с использованием OCR-технологии.

Однако этот процесс требует тщательного планирования, организации и серьезных ресурсных вложений. Поэтому необходимо определить приоритеты оцифровки, создать структурированное электронное хранилище с возможностью поиска и резервного копирования, проработать вопрос обращения с оригинальными бумажными версиями после оцифровки, учитывая, что законодательные ограничения не позволяют полностью отказаться от бумажной формы для некоторых категорий документов.

ICT-Online.ru: Как сейчас, по вашей оценке, развивается этот рынок в России, в частности, с точки зрения импортозамещения? Какие тренды вы бы отметили, какие перспективы видите?

Лариса Тюминкина: На наш взгляд, последние годы в России рынок решений для долгосрочного хранения и архивирования документов активно развивается, в том числе с точки зрения импортозамещения. Это связано как с общим фокусом на цифровую трансформацию, так и с необходимостью снижения зависимости от зарубежных поставщиков в условиях санкций. Тренды, как и везде, основываются на потребностях: например, требования к использованию отечественных средств криптографической защиты информации в системах хранения и архивирования документов привели к активному развитию отечественных систем электронного архивного делопроизводства и управления документами с акцентом на обеспечение информационной безопасности, а увеличение спроса на оцифровку бумажных архивов государственных и коммерческих организаций способствовало росту использования OCR-технологий.

ICT-Online.ru: Большое спасибо за беседу!

Читать обзор полностью: ICT-Online