Эффективное цифровое управление: опыт RAMAX Group

Концепция цифрового управления, подразумевающая трансформацию бизнес-процессов, применение передовых технологий и принятие объективных решений на основе глубокой аналитики данных, – сегодня является обязательным условием сохранения эффективности для большинства государственных и коммерческих организаций. Однако одной только зрелости программных и аппаратных продуктов может оказаться недостаточно для того, чтобы проект цифровизации принес ожидаемую пользу. Какие нюансы необходимо учитывать заказчикам ИТ-решений и какие существуют актуальные тенденции в этой сфере – рассказывает Лариса Тюминкина, руководитель направления электронного документооборота и систем управления документами RAMAX Group.

Цифровое управление как жизненная необходимость

Как правило, концепция цифрового управления ассоциируется у руководителей с такими понятиями, как гиперавтоматизация, цифровая трансформация, Data Driven, мобильность, виртуальные ассистенты, электронный документооборот и прочее. С помощью современных технологий компании стремятся, в частности, оптимизировать расходы, найти новые точки роста и конкурентные преимущества, а организации госсектора – повысить качество оказания государственных услуг, бизнес обменивается данными и отчетностью с федеральными и региональными органами власти.

Среди наиболее заметных технологических тенденций сегодня, как правило, выделяют искусственный интеллект и роботизацию, облачные сервисы и платформы, аналитику больших данных, подход к разработке no-code/low-code, OCR, расшифровка аудио. Грамотное внедрение и применение этих технологий позволяет значительно улучшить эффективность процессов: избавить персонал от рутинных процедур, уменьшить количество ошибок, принимать управленческие решения на основе качественной отчетности, строить достоверные прогнозы, упростить коммуникации с партнерами и заказчиками, более рационально расходовать ресурсы. Как результат – управление становится более удобным, гибким и контролируемым. 

При этом потребности в цифровизации и автоматизации у организаций, безусловно, отличаются в зависимости от масштабов, количества персонала, бюджета, степени критичности сохраняемых данных, сложности инфраструктуры и других факторов. Так, для компаний сегмента SMB чаще всего актуальны точечные запросы, для закрытия которых подходят «коробочные» продукты или облачные сервисы по модели SaaS. Для предприятий различных сфер деятельности (торговые точки, отели, юридические фирмы, частные клиники и т. д.) или функциональных подразделений (бухгалтерия, логистика, колл-центр и т. д.) используются недорогие, удобные в эксплуатации типовые и отраслевые решения. 

Крупному же бизнесу и госсектору требуются комплексные, интегрированные решения, автоматизирующие весь комплекс бизнес-процессов компании, включающие системы классов ERP, MES, CRM, кадровые (HRM, HCM), системы исполнения бюджета, системы управления документооборотом и контентом (СЭД/ECM/BPM/CSP), системы архивного хранения и т. д. Стратегия цифровизации  выстраивается на длительный срок, с учетом уже имеющейся ИТ-инфраструктуры, а внедрение систем происходит в рамках долгосрочной проектной деятельности. Здесь уже практически не бывает типовых решений, которые не требовали бы кастомизации и доработки под специфику заказчика. Такие проекты могут требовать привлечения нескольких компетентных подрядчиков/ субподрядчиков.

Рассмотрим особенности и нюансы реализации таких проектов подробнее. 

Цифровизация крупного бизнеса: как сделать, чтобы всё работало

Искушенные в вопросах цифровизации крупные заказчики могут предъявлять к внедряемым системам повышенные требования, зачастую побуждая вендоров или системных интеграторов к серьезной доработке функциональности программных продуктов. Например, в нашей практике был запрос на внедрение системы автоматизации процессов обработки документов, которая, по сути, должна была стать единой информационной средой для централизованного управления контентом промышленного предприятия. Требовалось объединить несколько старых систем хранения, обеспечить автоматизированное формирование структурированного хранилища, удобный поиск, настройку интерфейса по принципу low-code, распознавание документов с извлечением атрибутов (OCR), редактирование текстов и таблиц и другие возможности. Также требовалась интеграция системы с широким перечнем источников документов (КАСУД, КЭДО и другими). 

В таких случаях при выборе оптимального решения заказчику важно обращать внимание не только на популярность продукта на рынке, его надежность и количество референсных кейсов, но и на особенности собственного ИТ-ландшафта. Компания должна комплексно подойти к пониманию того, какие именно ресурсы требуют управления. По нашему опыту, наиболее успешные проекты внедрения начинаются с профессионального аудита ИТ-инфраструктуры и формирования подробного технического задания, с определением минимально необходимой функциональности продукта, дополнительных возможностей, требованиями к интеграциям, совместимости с core-системами. Большинство крупных компаний зачастую перед утверждением стратегии цифровизации проводят исследования рынка, собирают срез у заинтересованных вендоров, обращая внимание на планы развития. 

Мы сами участвуем в таких мероприятиях и видим в них большую пользу. Безусловно, и у ИТ-компаний, и у их заказчиков существует свои рыночные стратегии как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Синхронизация этих стратегий позволит выстроить единое видение будущего, а бизнес получит гарантию того, что внедренная сегодня система прослужит долго и не будет нуждаться в замене или дорогостоящей доработке.

Перспективы развития цифрового управления

Если говорить о прогнозах ближайшего будущего, то повышенный спрос на инструменты цифрового управления в России сохранится еще достаточно долго. При этом государство играет огромную роль в формировании трендов в этой области. Напомним, что на смену национального проекта «Цифровая экономика» в 2025 году приходит проект «Экономика данных», в котором еще больше внимания будет уделено вопросам применения инновационных технологий во всех отраслях экономики.

Цифровые решения находят всё большее применение в различных сферах: например, IIoT-системы, видеоаналитика, системы поддержки принятия решений (СППР) и т.д. Темпы развития электронного документооборота обусловлены расширением сценариев применения электронных подписей и законодательно утвержденным переводом многих типовых документов в электронный вид. Также ЭДО – перспективная область применения технологий искусственного интеллекта: в частности, для распознавания, классификации и маршрутизации входящих документов, автоматического формирования шаблонов документов. 

Цифровизация госсектора и регулирование этой области, безусловно, влияет и на коммерческие организации, которые в той или иной степени взаимодействуют с государством (как минимум, в части налоговых выплат, КЭДО, безопасности персональных данных). Все еще актуальными остаются и вопросы импортозамещения – ведь отсутствие поддержки зарубежных программных продуктов создает большой риск для непрерывности и надежности бизнес-процессов.

Уже сегодня на российском рынке существует выбор зрелых импортонезависимых решений в разных классах ПО. Они удовлетворяют большинству запросов заказчиков с точки зрения интерфейса и функциональности и по этим критериям уже не так существенно отличаются друг от друга. Поэтому выбор подходящего ПО может будет обусловлен такими дополнительными факторами, как качественная поддержка вендора (в том числе благодаря развитой партнерской сети), совместимость продукта с ИТ-ландшафтом заказчика, быстрая адаптация пользователей к нему.

Выстраивая стратегию цифровизации, компании следует оценить эффект от внедрения цифровых решений в ближней и долгосрочной перспективе, учитывая комплексную стоимость владения продуктом (TCO), наличие на рынке квалифицированных специалистов по данной категории ПО, возможности масштабирования и дальнейшей модернизации системы, планов развития системы вендором, включающих инновационные технологии. 

Источник: РБК Компании