От А до Я: важность разработки методологии внедрения электронного архива документов

Один из таких популярных инструментов, особенно у компаний с большим объемом документов, — система электронного архива, которая представляет собой единое цифровое пространство для хранения и управления документами в онлайн-режиме в соответствии с законодательством РФ и регламентами компании.

Конечно, внедрение электронного архива является лишь рекомендацией, а не обязательным требованием со стороны государства.

Однако с учетом роста объема информации, а также частых нововведений со стороны регулирующих органов компании понимают, насколько электронные хранилища упростят работу с документами и помогут избежать ненужных рисков.

Помимо этого, к преимуществам электронного архива относятся:

• Обеспечение хранения документов любого вида (ОРД, кадровых, бухгалтерских и т. д.) и доступа к ним 24/7.

• Оперативность подготовки документов для аудиторской проверки и взаимодействия с ФНС.

• Целостность и юридическая значимость документов на протяжении всего срока хранения.

• Сокращение стоимости хранения с учетом минимальных требований к оборудованию и централизации процессов в едином пространстве

• Обеспечение защиты от непреднамеренного удаления и повреждений документов.

• Упрощение формирования налоговой отчетности благодаря снижению трудозатрат.

В связи с этим предприятия активно ищут подходящие варианты платформ, чтобы оперативно организовать электронный архив и улучшить работу с документами. И здесь, в первую очередь, важно уделить внимание методологии, которая является ключевым аспектом для корректного внедрения системы электронного архива.

Как подойти к формированию требований

• В какой системе генерируется документ, поступает ли он извне?

• Требуется ли входная обработка документа (извлечение и контроль данных, определение вида документа, его атрибутов)?

• Что происходит с документом по завершении маршрута обработки, отправляется ли он в другие подразделения или внешним контрагентам

• Какой срок хранения у документов конкретного вида?

Ответы на эти и другие вопросы помогут понять жизненный цикл документов, сформировать правильные требования к внедрению электронного архива — еще одного шага на пути к цифровой трансформации компании.

На данном этапе, если компания хочет получить нужные результаты, к разработке методологии лучше привлекать профессиональных экспертов, которые глубоко разбираются в предметной области и помогут разрешить любые сложности, с которыми можно столкнуться в начале пути реализации проекта.

Это свойственно в первую очередь крупным предприятиям со сложной организационной структурой и множеством отделов.

Например, на проекте по созданию системы архивного хранилища для крупного предприятия нефтехимической отрасли мы столкнулись с большим массивом файлов (около 20 Тб), накопленных годами, не содержащим атрибутов для загрузки в архив.

Погрузившись в бизнес-процессы компании, проанализировав текущую работу с документами, специалисты RAMAX Group в течение 1 года автоматизировали процесс обработки скан-образов, провели их обогащение набором атрибутов в зависимости от типа документа. Помимо этого, мы доработали SAP, обеспечив взаимодействие с архивным хранилищем Docsvision для поддержки работы 8700 пользователей.

Более чем за 30 лет плодотворной работы мы выработали собственную методологию внедрения электронного архива для предприятий различных отраслей и стали успешными партнерами многих отечественных вендоров, в числе которых Directum, 1С, Docvision.

Наш подход к внедрению электронного архива обязательно включает в себя построение индивидуальной дорожной карты, которая учитывает особенности ИТ-ландшафта компании, требования систем заказчика и основные бизнес-процессы, которые будут так или иначе связаны с работой электронного архива.

Рассмотрим пример дорожной карты проекта.

• Этап 1. Подготовка проекта.

Проведение обследования текущих бизнес-процессов, изучение форматов документов, особенностей их создания, обработки и хранения. Подведение итогов обследования, выбор архива и сопутствующих систем.

• Этап 2. Проектирование системы электронного архива.

Разработка и согласование архитектуры будущей системы, создание проектных решений, концепции ролей и полномочий для работы с будущим электронным архивом.

• Этап 3. Проектирование интеграции.

Определение модели интеграции и списка интегрируемых систем. Разработка требований к источникам данных для передачи в целевые системы.

• Этап 4. Организация поддержки системы.

Разработка и утверждение регламента работы с будущей системой электронного архива.

• Этап 5. Реализация запуска проекта.

Установка, настройка систем электронного архива и интеграция с ИТ-инфраструктурой, подготовка сценариев тестирования, инструкций пользователей, а также материалов для обучения.  Проведение предварительных испытаний для проверки готовности системы, устранение замечаний.

• Этап 6. Передача системы в опытную эксплуатацию.

Перенос настроек и разработок в продуктивную среду, загрузка данных, настройка доступа для ключевых пользователей, проведение обучения системе ключевых пользователей и передача сопровождающей документации.

• Этап 7. Запуск системы в промышленную эксплуатацию.

Устранение замечаний по итогам опытной эксплуатации, создание учетных записей, настройка допуска в систему электронного архива. Передача системы в продуктивную эксплуатацию и осуществление поддержки в период начального сопровождения.

Стоит отметить, что очень важна последовательность выполнения шагов и включение в проект специалистов со стороны заказчика.

Разработанная методология внедрения электронного архива позволяет более плавно и безболезненно достигать нужных результатов, учитывая различные потребности и задачи заказчика.

Так, например, наш подход помог успешно реализовать проект формирования единого информационного пространства для ГУП «Петербургский метрополитен».

В интеграционный контур проекта вошли КИСУ на платформе SAP ERP, архив документов на платформе Docsvision ECM, которые были подключены к централизованной системе управления НСИ на платформе 1С. Инструментом интеграции между ними выступила корпоративная сервисная шина данных DATAREON ESB.

Заказчику было важно не только хранить документы во внешнем хранилище, но и обеспечить незаметность происходящих изменений в системе с точки зрения бизнес-процессов для ее пользователей. Для этого мы разработали специальный интеграционный модуль бесшовной работы SAP ERP с архивным хранилищем Docsvision.

На сегодняшний день мы продолжаем накапливать опыт реализации различных проектов внедрения и сопровождения электронных архивов и придерживаемся концепции правильно выстроенной методологии, которая позволяет учесть все нюансы и сложности проекта, избежав тем самым ошибок и дополнительных финансовых затрат компании. 

Автор: Лариса Тюминкина, руководитель направления электронного документооборота и систем управления документами, RAMAX Group.

Автор: Арина Емельянова, специалист направления электронного документооборота и систем управления документами, RAMAX Group.

Источник статьи: «Клерк».