Почему не ЭДО?

Как не провалить внедрение электронного документооборота в организации? На что следует обратить особое внимание?

Успех – это совпадение ожиданий и результата. Важно определить цели внедрения, провести обследование, определить организационные, функциональные, финансовые и временные рамки проекта. Автоматизируются сквозные бизнес-процессы, затрагивающие работу совершенно разных подразделений и предприятий. Помогает единый подход, принятый всеми бизнес-заказчиками. Хорошо, если со стороны заказчика есть не только рабочая группа, но и одно ответственное лицо, оперативно утверждающее организационные и стратегические решения.

Использование мобильных устройств при ЭДО – удобно, но небезопасно. Способы минимизации рисков утечки информации: что предпочесть?

Кроме хранения ключа подписи, в мобильном приложении возможна бесконтактная электронная подпись как с использованием NFC-считывателя, так и без. Основной риск – потеря телефона или носителя ЭЦП, как и при локальном подписании.

В какой информационной системе лучше вести электронный документооборот?

На этот вопрос нет однозначного ответа. Электронный документооборот может полностью заменить всю бумагу компании. Если не рассматривать внедрение для обособленной службы делопроизводства, то процессы могут проходить по всему ИТ-ландшафту компании с различными схемами интеграции. И, конечно, если мы хотим избавиться от бумаги, стоит подумать про решения, которые покроют все потребности от момента создания документа до передачи его в электронный архив.

Как выбрать подходящего оператора ЭДО сегодня, с учетом импортозамещения? Поделитесь своим опытом.

Если не говорить о мультиоператорности, то провайдеры ЭДО предлагают продукты, входящие в реестр отечественного ПО. В ряде случаев крупные компании могут диктовать поставщикам использование определенного оператора ЭДО. В целом же обычно анализируется статистика по операторам контрагентов, количеству документов, проверяется возможность роуминга между операторами. Стоит обратить внимание на функционал, нужна ли интеграция с госорганами и какими. Немаловажны ежемесячная стоимость отправки необходимого объема документов, стоимость владения и поддержки решения, качество техподдержки.

Как лучше автоматизировать внутренний документооборот и хранить электронные документы?

Оптимальны сквозные решения, когда внутренний документооборот логически продолжает внешний и наоборот. Не имеет смысла заменять старую систему новой или автоматизировать бумагу как есть. Подобное внедрение – отличный повод реорганизовать и оптимизировать текущую работу с документами.

Организация и управление электронными архивами документов – отдельная большая задача. При выборе архива оцениваем способы хранения (локальные, облачные, хранилища операторов ЭДО или отдельное ПО), архитектуру, интеграцию, возможности сканирования, распознавания, штрихкодирования, шифрования и так далее. Решаем, нужен ли долговременный архив или достаточно оперативного. Будет ли решение гибридным (бумага + цифра). В итоге основная цель – удобство пользователя и минимальные затраты времени. Процесс с получением цифрового следа должен занимать меньше времени, чем работа с бумагой.

Какие решения и продукты вы рекомендуете и почему?

Как правило, современные решения покрывают плюс-минус одинаковый функционал. Для выбора решения нужно рассматривать конкретный проект, учитывать возможность и стоимость интеграции, возможность обмена документами с контролирующими органами, наличие поддержки КЭДО, мобильных приложений, варианты поставки (облако, on-prem, коробка) и многое другое.

Например, в одном из решений есть все основные функции для канцелярии, но в конструкторе для настройки настраиваются только базовые вещи, остальное – кодом. В то время как у его конкурента большое количество конструкторов по сравнению с другими системами, но более длительные сроки внедрения и выше стоимость решения.

Источник: http://samag.ru/archive/article/4671